Une facture d'acompte peut être émise dans plusieurs situations. Nous vous partagons ici deux exemples avec la procédure à suivre :
Exemple 1 : Un client vous commande des produits que vous n'avez pas encore en magasin. Il vous verse un acompte. Vous assurez de pouvoir commander les produits en ayant déjà reçu une partie du montant de la vente.
Exemple 2 : Lors d'évènements comme les réceptions, mariages etc., vous allez parfois devoir faire un devis à votre client, réaliser une facture d'acompte, lui livrer l'ensemble de la marchandise puis attendre la fin de l'évènement pour facturer le reste à payer et récupérer éventuellement la marchandise non utilisée.
Voici les étapes pour gérer ces situations spécifiques :
Créer un devis
Créer d'abord un devis pour le client du montant de la future facture à régler.Si vous ne savez pas comment créer un devis, rendez-vous notre article : Créer un devis
Faire accepter le devis
Faire accepter le devis au client par sa signature sur le devis et passer le devis en Accepter depuis la page du devis Plus > Accepter.Générer une facture d'acompte
Pour faire payer l'acompte au client, créer une facture d'acompte. Pour cela, se rendre sur Menu > Caisse. Cliquer en haut sur Produit libre, saisir en nom de produit "Acompte Devis N°XXXX ", le montant à régler et la TVA correspondante. Une seule TVA pourra être saisie.
Sortir les produits des stocks
Pour gérer vos stocks sur les produits livrés, il faudra créer un bon de livraison.Si vous livrez tous les produits du devis inital, rendez-vous sur le devis. Cliquer ensuite sur Plus > Créer un bon de livraison et finaliser le bon de livraison. Les produits seront alors sortis de vos stocks.
Générer la facture finale
Une fois l'évènement terminé, créer une facture complète depuis le devis. Pour cela se rendre sur le devis puis cliquer sur Plus > Créer facture.Pour déduire l'acompte déjà réglée sur la facture finale, créer un produit libre "Acompte Facture N°XXX" puis cliquer sur la ligne correspondante dans le panier et cliquer sur Retour produit.
Si le client vous a ramené de la marchandise et que vous acceptez de les reprendre, supprimer les produits rendus de la facture.
Enfin, cliquer sur Créer facture en bas de l'écran et suivez les étapes pour finaliser la facture.
Rentrer les produits non consommés en stock
Vous pouvez également faire un bon de livraison de retour pour les produits revenant en stock.
Pour cela, saisissez les produits à rentrer dans le panier de la caisse. Cliquer sur chaque ligne du panier puis cliquer sur Retour produit.Enfin, cliquer sur Plus > Bon de livraison pour générer le BL de retour.