À quoi ça sert ?
La commande fournisseur vous permet de centraliser vos approvisionnements dans Wino, tout en gagnant en efficacité. Elle facilite le suivi de vos commandes, automatise l'incrémentation des stocks et améliore la gestion de vos marges. Grâce à cette fonctionnalité, vous pourrez anticiper vos besoins, limitez les erreurs lors de la réception et suivre l'état de vos commandes en cours ou passées.
Concrètement, la fonctionnalité Commande vous permet de :
Gagner du temps lors de la réception des produits : il vous suffit de valider les quantités reçues ou de les modifier si besoin
Suivre un historique de vos commandes, utile pour planifier vos réassorts ou négocier vos prix auprès de vos fournisseurs
Automatiser la mise à jour des prix d’achat sur vos fiches produits, sans avoir à les modifier manuellement une par une
Associer automatiquement les produits à leur fournisseur, ce qui vous permet de filtrer facilement les produits à commander selon le fournisseur sélectionné
Ajouter des frais ou remises liés à la commande (transport, réductions, etc.) pour obtenir un coût d’achat par produit
Pour créer une commande fournisseur, vous devez au préalable créer vos fournisseurs et vos produits.
Comment faire la commande fournisseur depuis app.wino ?
Pour passer une commande fournisseur, c'est assez simple, vous verrez ! Créez une commande fournisseur en suivant le tutoriel vidéo suivant :
Création de la commande fournisseur
Voici les étapes à suivre lors de la création de la commande :
Rendez-vous sur l'onglet Produits > Commandes
Cliquez sur Créer commande et sélectionnez vos produits
Sélectionnez le fournisseur
Apportez des modifications sur les quantités que vous souhaitez commander
Vous pourrez alors ajouter des remises, des frais associés (transport, taxes...)
À cette étape, vous pouvez enregistrer la commande en brouillon et revenir dessus autant de fois que vous le souhaitez ou la modifier à votre convenance.
Validez le bon de commande en le définissant comme Accepté : cela signifie que la commande a été acceptée par le fournisseur et vous êtes donc en attente de réception
Le bon de commande n'impacte pas les stocks ! Seuls les bons de réception définis comme livrés impactent les montants des stocks.
Comment faire la réception de la commande ?
Démarrez la réception des produits en retournant sur le bon de commande et en cliquant sur Démarrer réception. Vous allez compter les produits livrés et vous assurer que les références reçues sont bien celles que vous avez commandées.
Mettez à jour le bon de commande fournisseur en fonction de ce que vous avez reçu
Enfin, validez la réception
Vous avez la possibilité, depuis cette fonctionnalité, d'enregistrer la réception de votre commande en plusieurs fois. Pour ce faire, renseignez uniquement les produits que vous avez reçu et Validez la réception. Vous pourrez y revenir plus tard et cliquer sur Actions > Continuer réception.
Les stocks des produits réceptionnés sont mis à jour lorsque vous cliquez sur Terminer réception.
L'opération des mouvements de stock est irréversible, assurez-vous que les quantités renseignées sur votre bon de commande soient correctes avant de valider la réception.
Les fiches produits sont également mises à jour de la manière suivante :
Les nouveaux stocks se mettent à jour automatiquement
Le prix d'achat est mis à jour sur la fiche produit. Les frais de transports globaux sont compris dans le calcul des coûts d'achat
Le fournisseur est lié au produit et ajouté sur la fiche de ce même produit
Comment gérer mes prix, mes frais de transports ou les remises lorsque je reçois la facture du fournisseur ?
Vous pouvez toujours revenir sur votre commande même après validation de réception pour renseigner vos prix d'achat, frais de transports, remise etc. Ainsi, le montant de la commande sera égal à celui de la facture du fournisseur et les prix de revient seront calculés de manière juste.
Dans le cas où votre fournisseurs applique des frais de transport globaux sur votre commande. Une fois que les frais de transport globaux sont ajoutés à la commande, la répartition se fait automatiquement et de deux manières possibles :
Répartition au prorata du prix du produit
Répartition à l'unité
Dans un autre cas, si votre fournisseur décide au moment de l'envoi de votre facture de vous offrir des quantités sur une commande, comment faire ?
Retournez sur la commande réceptionnée en question
Cliquez sur Actions > Éditer Prix commande
Vous aurez alors la possibilité d'ajouter des remises, des coûts supplémentaires, de modifier les prix d'achat..
Cliquez alors sur la colonne Remise du produit et sélectionnez Offert, vous pourrez indiquer la quantité de produits offerte.
