À quoi ça sert ?
Mensuellement, vous devez communiquer à votre comptable des documents recensant l’entièreté de vos transactions sur une période. Pour ce faire, vous devez envoyer :
le journal des tickets de vente
le journal des factures et avoirs
Pour faciliter cette étape importante à faire en chaque début de mois pour le mois précédent, vous devrez clôturer votre caisse et éditer puis exporter deux fichiers : votre grand Z mensuel et votre journal des factures et avoirs.
Comment générer votre grand Z mensuel ?
À la fin du mois, vous devez regrouper l'ensemble de vos journaux quotidiens dans un journal mensuel en générant un grand Z depuis votre caisse. Ce journal regroupe toutes les transactions du mois pour garantir une comptabilité juste, faciliter la lecture comptable et enfin analyser les performances de votre activité.
Ce document est à remettre obligatoirement et mensuellement à votre comptable. Il donc est essentiel de le générer correctement pour éviter la perte de données ou les erreurs de caisse importantes.
Pour créer votre Z mensuel, voici les étapes à suivre :
Rendez-vous sur votre application Wino > Activités > Journaux
Cliquez sur Créer un Grand Z et sélectionnez Mensuel
Indiquez le mois sur lequel vous souhaitez faire le Z (sélectionnez le M-1, par exemple en début décembre, vous clôturerez le Z de novembre)
Validez et synchronisez votre caisse
Afin de générer correctement votre grand Z, il est essentiel que tous les journaux quotidiens aient bien été clôturés. L’idéal est que vous fassiez votre Z mensuel dans les premiers jours du mois suivant afin d’être sûr d’avoir bien tous vos journaux quotidiens dedans (en cas d’oubli !).
Exporter le journal mensuel afin de l’envoyer au comptable
Si vous n’avez pas accès à l’onglet Écritures comptables, dans ce cas, vous devrez exporter votre journal depuis le dashboard. 😊
Une fois vos données synchronisées, le nouveau journal mensuel est accessible depuis le tableau de bord sur dashboard.wino.
Il est fortement recommandé de transmettre le fichier Export du mois à votre comptable . Pour l'exporter, suivez les étapes suivantes :
Rendez-vous dans Ventes > Journaux
Allez dans l'onglet Mensuel, puis cliquez sur le journal correspondant
Cliquez enfin pour exporter sur Export du mois pour avoir un détail par jour plus les totaux
Sur Exporter en XLS ou Exporter en PDF, vous aurez seulement un récapitulatif global dans un tableau ou une feuille simple.
Comment exporter votre journal de factures et avoirs ?
L’onglet Tickets & Factures vous permet de réaliser un export des factures et avoirs sous format Excel pour la période de votre choix. Vous pouvez ensuite transmettre ce fichier à votre comptable.
Afin de récupérer le fichier à envoyer à votre comptable mensuellement, vous devrez suivre ces étapes :
Rendez-vous sur app.wino > Ventes
Cliquez sur Tickets & Factures
Sélectionnez dans les filtres Factures & Avoirs et l’intervalle de dates souhaité
Exportez le fichier
Pour rappel, l’export des tickets et remboursements n'a pas de valeur comptable. Ce sont uniquement les journaux comptables qui sont source de vérité.
Vous obtiendrez alors ce fichier que vous pourrez communiquer à votre comptable :
Si vous transformez des tickets de ventes en facture, le montant du ticket transformé est automatiquement déduit du chiffre d'affaires du journal des ventes en caisse pour être ajouté à celui des factures afin de ne pas créer de doublon.
Cependant, le montant ne sera pas déduit au niveau du détail par moyens de paiement du journal. Ex : vous avez encaissé une vente par CB. Vous transformez la vente en facture. Le montant total CB du journal ne change pas.
La transformation d’un ticket en facture doit idéalement se faire le jour même pour garantir un bon suivi comptable.
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