Avec Wino, vous pouvez facilement gérer la comptabilité de votre entreprise, que vous vous en occupiez seul(e) ou que vous fassiez appel à un comptable. Voici un guide simple vous détaillant comment exporter et organiser vos documents comptables chaque mois.
Quels documents dois-je exporter chaque mois ?
En chaque début de mois, il est important de générer et de transmettre un document obligatoire à votre comptable :
Le journal mensuel : ce document regroupe toutes les transactions qui ont été enregistrées lors des fermetures de caisse au cours du mois, ainsi que l'ensemble de vos factures et avoirs.
Ce document est accessible et téléchargeable depuis app.wino. Nous vous expliquons comment l’exporter dans la suite de cet article.
Comment configurer mes écritures comptables dans Wino ?
Pour que vos données comptables soient prêtes à être utilisées, il est important de paramétrer vos écritures comptables correctement.
Pour ce faire, vous pouvez suivre ce parcours :
Rendez-vous sur app.wino > Ventes > Écritures comptables > Paramétrer mes comptes comptables
Pour plus d’informations rendez vous sur cet article : Comment paramétrer puis exporter mes écritures comptables ?
Comment générer mes journaux comptables ?
Le journal mensuel des ventes est un document comptable qui compile tous vos journaux que vous avez enregistré et fermé pendant le mois.
Pour générer ce document vous devez suivre ces étapes depuis votre caisse :
Allez dans l'onglet Activités > Journaux > Créer un Grand Z > Mensuel > Sélectionnez le mois souhaité et finalement Validez
Si vous générez votre Grand Z mensuel avant de clôturer la caisse de la dernière journée du mois, les transactions de cette journée ne seront ni incluses dans le Grand Z du mois en cours, ni reportées dans celui du mois suivant.
Il est donc essentiel de fermer tous les journaux journaliers avant de générer le Grand Z mensuel.
Par exemple, si vous générez votre Grand Z mensuel le 30 novembre au matin, mais que la caisse de cette journée est clôturée le soir, les transactions du 30 novembre ne seront prises en compte ni dans le Grand Z de novembre déjà généré, ni dans celui de décembre.
Il faudra également exporter votre journal des tickets, des factures et des avoirs qui regroupe tous vos tickets, factures et avoirs du mois. Une fois vos données synchronisées depuis l'iPad et les écritures comptables paramétrées, le nouveau journal mensuel est accessible depuis :
app.wino > Ventes > Écritures comptables > Sélectionnez les filtres (boutique, format, intervalle de dates) > Exportez
Assurez-vous de transmettre ces fichiers au format demandé par votre comptable. Depuis cette page, vous avez la possibilité de télécharger votre document comptable au format FEC ou ECR.
Comment télécharger mes factures et avoirs en PDF ?
Vous pouvez télécharger vos factures et avoirs en format PDF une par une directement depuis votre caisse ou depuis le dashboard.wino.
Depuis votre iPad
Pour exporter vos factures ou avoirs depuis l’application de caisse sur l’iPad :
Rendez-vous dans l’onglet Factures ou Avoirs
Sélectionnez la facture ou l’avoir souhaité(e)
Cliquez sur Plus et Afficher PDF
Depuis votre dashboard
Si vous voulez exporter vos factures ou avoirs en PDF depuis le dashboard.wino :
Allez sur votre dashboard.wino
Rendez-vous dans l’onglet Activités > Documents > Factures / Avoirs
Cliquez sur la facture ou l’avoir souhaité(e) > télécharger en PDF
Pour envoyer automatiquement vos factures et avoirs à votre comptable, accédez à Paramètres > Mailing, ajoutez l’adresse e-mail de votre comptable, puis cliquez sur Valider. Cela permettra à votre comptable de recevoir automatiquement chaque facture et avoir dès leur émission.
En résumé
Chez Wino, vous pouvez gérer simplement votre comptabilité depuis app.wino. Il vous suffit de générer votre grand Z depuis l'iPad et ensuite de télécharger le journal mensuel depuis app.wino.
Il est important de ne pas oublier de bien clôturer votre caisse avant de générer votre grand Z mensuel pour éviter de générer un journal mensuel incomplet, ce qui peux rendre difficile la lecture de vos journaux pour votre comptable.
En suivant ces étapes, vous garantissez une gestion rigoureuse de votre comptabilité, essentielle pour la rentabilité de votre boutique.