Chaque mois, vous devez transmettre à votre comptable les documents retraçant l’ensemble de vos opérations. Pour vous faciliter cette étape, vous pouvez désormais générer un export comptable unique via le module Écritures comptables, regroupant toutes les informations nécessaires.
Cela dit, si vous avez besoin de consulter ou transmettre certains documents de manière séparée, pas d’inquiétude : il est toujours possible de récupérer individuellement :
le journal des tickets de vente
le journal des factures et avoirs
Comment générer mon grand Z mensuel ?
À la fin du mois, vous devez regrouper l'ensemble de vos journaux quotidiens dans un journal mensuel en générant un grand Z depuis votre caisse. Ce journal regroupe toutes les transactions du mois pour garantir une comptabilité juste, faciliter la lecture comptable et enfin analyser les performances de votre activité.
Ce document est à remettre obligatoirement et mensuellement à votre comptable. Il donc est essentiel de le générer correctement pour éviter la perte de données ou les erreurs de caisse importantes.
Pour créer votre Z mensuel, voici les étapes à suivre :
Rendez-vous sur votre application Wino > Activités > Journaux
Cliquez sur Créer un Grand Z et sélectionnez Mensuel
Indiquez le mois sur lequel vous souhaitez faire le Z (sélectionnez le M-1, par exemple en début décembre, vous clôturerez le Z de novembre)
Validez et synchronisez votre caisse
Afin de générer correctement votre grand Z, il est essentiel que tous les journaux quotidiens aient bien été clôturés. L’idéal est que vous fassiez votre Z mensuel dans les premiers jours du mois suivant afin d’être sûr d’avoir bien tous vos journaux quotidiens dedans (en cas d’oubli !).
Exporter le journal mensuel (grand Z de caisse)
Une fois vos données synchronisées, le nouveau journal mensuel est accessible depuis le tableau de bord sur dashboard.wino > Ventes > Journaux.
Dans le cas où votre comptable souhaite consulter uniquement votre journal mensuel de caisse, vous pourrez lui communiquer votre Export du mois. Pour l'exporter, suivez les étapes suivantes :
Rendez-vous dans Ventes > Journaux
Allez dans l'onglet Mensuel, puis cliquez sur le journal correspondant
Cliquez enfin pour exporter sur Export du mois pour avoir un détail par jour plus les totaux
Sur Exporter en XLS ou Exporter en PDF, vous aurez seulement un récapitulatif global dans un tableau ou une feuille simple.
Comment exporter mon journal de factures et avoirs ?
L’onglet Tickets & Factures vous permet de réaliser un export des factures et avoirs sous format Excel pour la période de votre choix. Vous pouvez ensuite transmettre ce fichier à votre comptable.
Afin de récupérer le fichier à envoyer à votre comptable mensuellement, vous devrez suivre ces étapes :
Rendez-vous sur app.wino > Ventes
Cliquez sur Tickets & Factures
Sélectionnez dans les filtres Factures & Avoirs et l’intervalle de dates souhaité
Exportez le fichier
Pour rappel, l’export des tickets et remboursements n'a pas de valeur comptable. Ce sont uniquement les journaux comptables qui sont source de vérité.
Vous obtiendrez alors ce fichier que vous pourrez communiquer à votre comptable :
Si vous transformez des tickets de ventes en facture, le montant du ticket transformé est automatiquement déduit du chiffre d'affaires du journal des ventes en caisse pour être ajouté à celui des factures afin de ne pas créer de doublon.
Cependant, le montant ne sera pas déduit au niveau du détail par moyens de paiement du journal. Ex : vous avez encaissé une vente par CB. Vous transformez la vente en facture. Le montant total CB du journal ne change pas.
La transformation d’un ticket en facture doit idéalement se faire le jour même pour garantir un bon suivi comptable.
Comment télécharger mes factures et avoirs en PDF ?
Vous pouvez exporter toutes les factures émises au cours de votre année fiscale directement depuis les paramètres de votre caisse, notamment en cas de demande de votre comptable. Pour cela :
Rendez-vous dans les paramètres > onglet Exports
Sélectionnez Export de caisse et définissez la période souhaitée
Cliquez sur Générer les fichiers
Enfin cliquez sur Ouvrir le fichier en ZIP
Une fois ces étapes suivie, vous accèderez à toutes vos factures émises sur la période que vous avez choisie.
Au delà de son utilité comptable, cet export de caisse peut être utilisé dans le cadre d'un contrôle fiscal et doit être enregistré et stocké en archive dans un coffre fort numérique (durée de stockage minimum de 6 ans).
Ce fichier pouvant être lourd, il est nécessaire que vous ayez assez d’espace de stockage sur votre iPad pour que celui-ci puisse se télécharger avec succès. Un message d’erreur s’affichera si vous n’avez pas assez d’espace.