La procédure d'inventaire est en 3 étapes :
L’export du fichier sur le tableau de bord app.wino.fr
La saisie de l’inventaire
L’import du fichier sur le tableau de bord app.wino.fr
1. Exporter le fichier d’inventaire
Exporter le catalogue pour un compte avec un unique magasin
Depuis app.wino.fr, se rendre dans le module Catalogue depuis le menu.
Cliquer ensuite sur le bouton Actions > Exporter inventaire à droite de l’interface.
Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer.
Exporter le catalogue pour un compte multiboutique
Se rendre dans le module Catalogue depuis le menu.
Filtrer le catalogue sur une boutique de votre choix.
Cliquer ensuite sur le bouton Actions > Exporter inventaire à droite de l’interface.
Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer.
2. La saisie de l’inventaire
✅ Avant de démarrer votre inventaire, assurez-vous d'avoir bien synchroniser vos iPads. C'est indispensable !
Vous devrez compléter la colonne Quantité inventaire avec vos stocks comptés.
Vous pouvez masquer les colonnes de votre choix pour faciliter la lecture et la saisie du fichier. Vous pouvez également trier le fichier en fonction de votre mode d'organisation.
Attention, il ne faudra pas supprimer la colonne ID du fichier d'inventaire car c'est cette colonne qui vous permettra ensuite d'importer l'inventaire pour mettre vos stocks à jour dans Wino.
3. Importer l'inventaire
Attention, l’action d'importation de l’inventaire est irréversible. Avant de lancer l’importation du fichier chargé, veuillez vous assurer d’avoir pris toutes les précautions nécessaires :
1. Vous vous êtes assuré d’avoir saisi des stocks corrects dans votre fichier d’import.
2. Vous avez vérifié la correspondance entre la date d'inventaire relative à votre fichier et les options d'import définies dans l'interface.
3. Vous avez synchronisé l'ensemble des iPads du magasin puis vous n’avez plus effectué de mouvements de stock depuis la tablette sur l'application iOs et sur le tableau de bord (dashboard.wino.fr et app.wino.fr jusqu’à l’importation de l’inventaire).
⚠️ Nous nous dégageons de toute responsabilité si ces précautions ne sont pas respectées.
Une fois que les précautions sont vérifiées, comment importer votre inventaire ?
Préparer le fichier
Jusqu'en décembre 2023, il était obligatoire d'importer le fichier d'inventaire dans un format csv à deux colonnes.
À présent, pour vous simplifier l'opération, vous pouvez uploader directement le fichier catalogue extrait depuis app.wino.fr au format xlsx.
Format XLSX
Voici les règles à respecter pour la préparation du fichier à importer au format XSLX :
Pour être valide, le fichier devra contenir à minima les colonnes ID et Quantité Inventaire. Les colonnes ne doivent pas être renommées pour être reconnues par le logiciel.
La colonne Quantité Inventaire ne doit pas contenir de cellules vides.
Si le stock est à zéro alors saisissez 0.
Si le stock ne change pas par rapport au stock déjà affiché sur le logiciel alors saisissant le même stock ou bien supprimer la ligne.La colonne Quantité Inventaire doit contenir uniquement des chiffres.
Les quantités seront des chiffres entiers (0, 2, 10 etc.) sauf pour les produits en vrac qui pourront être saisis avec des décimales (2,500, 5,600 etc.). Il n'est pas possible d'écrire 2,500 L ou 3,456 kg.La colonne Quantité Inventaire ne peut pas contenir des valeurs négatives.
Les ID des références produits doivent exister sur le catalogue pour être reconnu lors du chargement du fichier.
Une fois le fichier prêt, enregistrez-le en gardant le format XLSX.
Exemple de fichier xlsx correct ✅
Exemple de fichier xlsx incorrect ❌
Format CSV
Voici les règles à respecter pour la préparation du fichier à importer au format CSV :
Le fichier final à importer est constitué de deux colonnes uniquement :
Une colonne avec les ID des références produit
Une colonne avec le stock de l'inventaire
Il convient de ne pas laisser les titres des colonnes.
Vous aurez donc en haut du fichier une cellule avec un ID puis une cellule avec un nombre.La colonne de stock ne doit pas contenir de cellules vides. Si le stock est à zéro alors saisissez 0.
La colonne des stocks doit contenir uniquement des chiffres.
Les quantités seront des chiffres entiers (0, 2, 10 etc.) sauf pour les produits en vrac qui pourront être saisis avec des décimales (2,500, 5,600 etc.). Il n'est pas possible d'écrire 2,500 L ou 3,456 kg.
Une fois le fichier prêt, enregistrez-le au format csv.
Exemple de fichier csv correct ✅
Exemple de fichier csv incorrect ❌
Vérifier le fichier
Depuis app.wino.fr, se rendre dans le module Catalogue depuis le menu.
Cliquer sur Choisir fichier et sélectionner le fichier préparé au format csv.
Le logiciel va vérifier le format du fichier. Si le fichier est incorrect, vous pourrez consulter le détail des erreurs depuis le bouton Voir le détail des erreurs et tenter un nouvel import en cliquant de nouveau sur Choisir fichier.
Le fichier chargé est correct ✅
Le fichier chargé est incorrect ❌
Vérifier la date d'import de l'inventaire (option d'import)
Assurez-vous de la date à laquelle les données d'inventaire seront importées.
Cas 1
Si l'inventaire a été réalisé ce jour et qu'aucun mouvement de stock n'a eu lieu depuis, il convient de laisser l’option Importer à une date antérieure désactivée.
Exemple : j’ai fait mon inventaire ce matin. Mon magasin est resté fermé toute la journée et je n’ai pas touché au logiciel, alors je n’active pas l’option
Cas 2
Si l’inventaire a été réalisé un jour précédent et que des ventes ou autres mouvements de stock ont eu lieu depuis, activer l’option Importer à une date antérieure et sélectionner la date et l’heure à laquelle vous souhaitez que les données d’inventaire soient importées.
Exemple : j’ai fait l’inventaire hier le 18 décembre. J’ai ouvert le magasin le 19 décembre mais je n’ai pas encore importé l’inventaire car je voulais vérifier le fichier avant. Je ferme le magasin en fin de journée. Je synchronise bien la caisse. J’active l’option Importer à une date antérieure et je sélectionne la date d’hier et l’heure souhaitée.
Importer l'inventaire
Si toutes les conditions sont remplies, vous pouvez alors cliquer sur Lancer import. Une opération de mise à jour des stocks va se lancer. Pendant cette opération, l'onglet du tableau de bord devra rester ouvert sur votre navigateur.
Vous pourrez vérifier que l'opération s'est correctement déroulée en vous rendant sur l'interface des Mouvements de stock.
Enfin, synchronisez bien tous vos iPads avant de démarrer de nouvelles ventes en magasin ou de réception des produits.
Archiver des références
C'est toujours notre équipe qui se charge de l'archivage de références en masse.
Si vous avez des références à supprimer :
Marquez les lignes en rouge pour les identifier sur votre fichier d'inventaire.
Ensuite, copiez ces lignes produits à archiver sur un nouveau fichier à nous envoyer.
Nous nous chargerons alors de les retirer de votre catalogue. Attention à bien laisser la colonnes ID dans le tableau.
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