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Préparer et importer son inventaire

Comment effectuer son inventaire ?

Ophélie Le Bras avatar
Écrit par Ophélie Le Bras
Mis à jour il y a plus de 2 semaines

À quoi ça sert ?

Un inventaire, permet dans un premier temps de savoir exactement ce que vous avez en stock à un instant donné. C’est essentiel pour éviter les ruptures ou, au contraire, les surplus de stocks. En le faisant régulièrement ou en faisant des inventaires partiels, vous pouvez repérer d’éventuelles erreurs, pertes ou écarts entre ce qui est censé être en stock et la réalité.

C’est aussi un excellent moyen d’évaluer la valeur de votre stock, ce qui facilite la comptabilité et les prises de décision stratégiques.

L’inventaire est une obligation comptable à effectuer au moins une fois par an, notamment lors de la clôture de votre exercice financier, et doit être transmis à votre comptable.

Avec Wino, la procédure d'inventaire se fait en 3 étapes :

  • L’export du fichier depuis app.wino

  • La saisie de l’inventaire

  • L’import du fichier toujours depuis app.wino

Comment exporter le fichier d’inventaire ?

Exporter le catalogue pour un compte avec un unique magasin

  • Depuis app.wino, rendez-vous dans le module Catalogue

  • Cliquez ensuite sur le bouton Exporter inventaire à droite de l’interface

  • Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer.

Exporter le catalogue pour un compte multi-boutiques

  • Rendez-vous dans le module Catalogue

  • Filtrez le catalogue sur une boutique de votre choix.

  • Cliquez ensuite sur le bouton Exporter inventaire

  • Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer.

Comment faire la saisie de l'inventaire sur le fichier directement ?

Avant de démarrer votre inventaire, assurez-vous d'avoir bien synchroniser vos iPads. C'est indispensable !

Vous devrez compléter la colonne Quantité inventaire avec vos stocks comptés.

Vous pouvez masquer les colonnes de votre choix pour faciliter la lecture et la saisie du fichier. Vous pouvez également trier le fichier en fonction de votre mode d'organisation.

Attention, il ne faudra pas supprimer la colonne ID du fichier d'inventaire car c'est cette colonne qui vous permettra ensuite d'importer l'inventaire pour mettre vos stocks à jour dans Wino.

Quels points à vérifier avant de faire l'import du fichier sur app.wino ?

Attention, l’action d'importation de l’inventaire est irréversible.
Nous nous dégageons de toute responsabilité si les précautions citées ci-dessous ne sont pas respectées.

Avant de lancer l’importation du fichier complété, veuillez vous assurer d’avoir pris toutes les précautions nécessaires :

  • Vous vous êtes assuré d’avoir saisi des stocks corrects dans votre fichier d’import

  • Vous avez vérifié la correspondance entre la date d'inventaire relative à votre fichier et les options d'import définies dans l'interface

  • Vous avez synchronisé l'ensemble des iPads du magasin puis vous n’avez plus effectué de mouvements de stock depuis la tablette sur l'application iOS et sur le tableau de bord (dashboard.wino et app.wino jusqu’à l’importation de l’inventaire)

Vous pouvez uploader directement le fichier catalogue extrait depuis app.wino.fr au format xlsx ou bien au format csv à deux colonnes (les colonnes "ID produit" et "Quantité inventaire").

Importer le fichier au format .XLSX

Voici les règles à respecter pour la préparation du fichier à importer au format XSLX :

  • Pour être valide, le fichier devra contenir à minima les colonnes ID produit et Quantité Inventaire. Les colonnes ne doivent pas être renommées pour être reconnues par le logiciel

  • La colonne Quantité Inventaire ne doit pas contenir de cellules vides
    Si le stock est à zéro alors saisissez 0
    Si le stock ne change pas par rapport au stock déjà affiché sur le logiciel alors saisissez le même stock ou bien supprimez la ligne

  • La colonne Quantité Inventaire doit contenir uniquement des chiffres entiers sauf pour les produits en vrac qui pourront être saisis avec des décimales (2,500, 5,600 etc.). Il n'est pas possible d'écrire 2,500 L ou 3,456 kg

  • La colonne Quantité Inventaire ne peut pas contenir des valeurs négatives

  • Les ID produit des références produits doivent exister sur le catalogue pour être reconnu lors du chargement du fichier.

Une fois le fichier prêt, enregistrez-le en gardant le format XLSX :

Exemple de fichier .xlsx correct

Exemple de fichier .xlsx incorrect ❌

Importer le fichier au format .CSV

Voici les règles à respecter pour la préparation du fichier à importer au format CSV :

  • Le fichier final à importer est constitué de deux colonnes uniquement :

    • Une colonne avec les ID des références produit

    • Une colonne avec le stock de l'inventaire

  • Il convient de ne pas laisser les titres des colonnes
    Vous aurez donc en haut du fichier une cellule avec un ID puis une cellule avec un nombre

  • La colonne de stock ne doit pas contenir de cellules vides. Si le stock est à zéro alors saisissez 0

  • La colonne des stocks doit contenir uniquement des chiffres
    Les quantités seront des chiffres entiers (0, 2, 10 etc.) sauf pour les produits en vrac qui pourront être saisis avec des décimales (2,500, 5,600 etc.). Il n'est pas possible d'écrire 2,500 L ou 3,456 kg

Une fois le fichier prêt, enregistrez-le au format CSV :

Exemple de fichier .csv correct

Exemple de fichier .csv incorrect ❌

Comment importer le fichier d'inventaire dans Wino une fois celui-ci complété et vérifié ?

L'import de l'inventaire, comme pour l'export du fichier, se fait directement depuis app.wino :

  • Rendez-vous dans l'onglet Catalogue > cliquez sur les trois points puis sur Importer inventaire

  • Cliquez sur Choisir fichier et sélectionnez le fichier préparé

Le fichier chargé est correct ✅

Le fichier chargé est incorrect ❌

Si votre fichier est incorrect, vous pourrez consulter le détail des erreurs depuis le bouton Voir le détail des erreurs. Il faudra alors modifier ces erreurs et tenter un nouvel import en cliquant de nouveau sur Choisir fichier.

Comment rentrer mon inventaire à une date antérieure (option d'import) ?

Assurez-vous de la date à laquelle les données d'inventaire seront importées. Vous avez deux possibilité d'import pour votre inventaire :

  • importer l'inventaire à date et heure de l'import

  • importer l'inventaire à date et heure antérieure

Cas 1 : Import de l'inventaire à date et heure de la réalisation

Si l'inventaire a été réalisé ce jour et qu'aucun mouvement de stock n'a eu lieu depuis, il convient de laisser l’option Importer à une date antérieure désactivée.

Exemple : j’ai fait mon inventaire ce matin. Mon magasin est resté fermé toute la journée et je n’ai pas touché au logiciel, alors je n’active pas l’option

Cas 2 : Import de l'inventaire à date antérieure

Si l’inventaire a été réalisé un jour précédent et que des ventes ou autres mouvements de stock ont eu lieu depuis, activez l’option Importer à une date antérieure et sélectionnez la date et l’heure à laquelle vous souhaitez que les données d’inventaire soient importées.

Exemple : j’ai fait l’inventaire hier le 18 décembre. J’ai ouvert le magasin le 19 décembre mais je n’ai pas encore importé l’inventaire car je voulais vérifier le fichier avant. Je ferme le magasin en fin de journée. Je synchronise bien la caisse. J’active l’option Importer à une date antérieure et je sélectionne la date d’hier et l’heure souhaitée.

Comment m'assurer que l'import de mon inventaire s'est fait avec succès ?

Si vous avez un doute quant à la bonne mise à jour de vos stocks suite à l'inventaire, suivez ces étapes :

  • Si toutes les conditions sont remplies, vous pouvez alors cliquer sur Lancer import. Une opération de mise à jour des stocks va se lancer. Pendant cette opération, l'onglet du tableau de bord devra rester ouvert sur votre navigateur.

  • Vous pourrez vérifier que l'opération s'est correctement déroulée en vous rendant sur l'interface des Mouvements de stock > sélectionnez Réinitialisation

  • Enfin, synchronisez bien tous vos iPads avant de démarrer de nouvelles ventes en magasin ou de réception des produits.

Est-il possible d'archiver ou d'ajouter des références depuis ce fichier ?

C'est toujours notre équipe qui se charge de l'archivage de références en masse.

Vous ne pouvez pas faire de modification ou d'archivage directement sur le fichier. Vous n'avez pas non plus la possibilité d'ajouter de nouveaux produits depuis ce fichier. Ces modifications ne seront pas prises en compte et pourraient même bloquer l'import du fichier dans app.wino.

Si vous avez des références à supprimer :

  • Marquez les lignes en rouge pour les identifier sur votre fichier d'inventaire.

  • Ensuite, copiez ces lignes produits à archiver sur un nouveau fichier à nous envoyer.

  • Nous nous chargerons alors de les retirer de votre catalogue. Attention à bien laisser la colonnes ID dans le tableau.

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