À quoi ça sert ?
L’inventaire anti-daté vous permet d’importer vos stocks à une date antérieure, correspondant au moment réel du comptage, même si l’import est effectué ultérieurement.
La procédure à suivre est détaillée dans la dernière section de cet article : Inventaire anti-daté.
Quelles sont les étapes à suivre ?
La procédure complète d’inventaire se déroule en trois étapes :
Exporter le fichier depuis le tableau de bord app.wino.fr
Saisir les quantités inventoriées dans le fichier
Importer le fichier complété sur le tableau de bord
Exporter le fichier d’inventaire
Voici comment procéder pour les comptes disposant d’une seule boutique :
Depuis app.wino.fr, rendez-vous dans le module Catalogue depuis le menu
Cliquez ensuite sur le bouton Actions, puis sur Exporter inventaire à droite de l’interface
Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer
Voici comment procéder pour les comptes disposant de plusieurs boutiques :
Rendez-vous dans le module Catalogue depuis le menu
Filtrez le catalogue sur une boutique de votre choix
Cliquez ensuite sur le bouton Actions, puis sur Exporter inventaire à droite de l’interface
Le fichier sera disponible dans vos téléchargements ou sur le dossier dans lequel vous avez choisi de l’enregistrer
La saisie de l’inventaire
Avant de commencer, assurez-vous que tous vos iPads sont bien synchronisés. C’est indispensable pour garantir la fiabilité de l’inventaire !
Complétez uniquement la colonne Quantité inventaire avec les stocks que vous avez comptés
Masquez les colonnes non nécessaires pour simplifier la lecture et la saisie. Vous pouvez aussi trier le fichier selon votre organisation.
Attention ! Ne supprimez surtout pas la colonne “ID”, elle est essentielle pour permettre l’import correct de votre inventaire dans Wino
Importer l'inventaire anti-daté
Avant de lancer l'import de votre inventaire, il est essentiel de respecter certaines précautions. En effet, cette action est irréversible. Assurez-vous donc des points suivants :
Vous avez correctement renseigné les stocks dans le fichier d'import
La date d’inventaire indiquée dans le fichier correspond bien aux options sélectionnées lors de l'import
Tous les iPads du magasin ont été synchronisés, et aucun mouvement de stock n’a été effectué depuis, ni sur l’application iOS, ni sur le tableau de bord app.wino.fr
Si ces conditions ne sont pas respectées, Wino ne pourra être tenu responsable d’éventuelles erreurs sur les stocks.
Une fois ces vérifications faites, vous pouvez passer à l’import de l’inventaire depuis app.wino.fr.
Préparer le fichier
Pour préparer le fichier d’inventaire à importer, il vous suffit de compléter uniquement la colonne Q intitulée Quantité inventaire, puis de réimporter le fichier. Voici les règles à suivre pour que le fichier soit conforme au format attendu (XLSX) :
Renseignez une valeur dans chaque cellule de la colonne Quantité inventaire.
Aucune cellule ne doit être vide : si un stock est nul, indiquez “0”. Si le stock reste inchangé, vous pouvez soit saisir la même valeur, soit supprimer la ligne correspondante.
N’utilisez que des chiffres dans cette colonne :
Les produits classiques doivent être indiqués en chiffres entiers (ex. : 0, 2, 10)
Les produits en vrac peuvent être renseignés avec des décimales (ex. : 2,500 ou 5,600)
N’ajoutez aucune unité (comme “L” ou “kg”) dans les cellules
Les valeurs négatives ne sont pas autorisées
Enfin, enregistrez votre fichier au format .xlsx une fois toutes les données saisies correctement.
Exemple de fichier xlsx correct ✅
Exemple de fichier xlsx incorrect ❌
Vérifier le fichier
Depuis le menu de l’interface app.wino.fr, accédez au module Catalogue
Cliquez sur Choisir un fichier puis sélectionnez le fichier d’inventaire que vous avez préparé
Le système va automatiquement vérifier si le fichier est au bon format
En cas d’erreurs, vous pourrez consulter le détail via le bouton Voir le détail des erreurs et corriger le fichier avant de retenter l’import en cliquant à nouveau sur Choisir un fichier
Le fichier chargé est correct ✅
Le fichier chargé est incorrect ❌
Inventaire anti-daté
Si votre inventaire a été effectué un jour précédent et que des ventes ou mouvements de stock ont eu lieu depuis, vous pouvez activer l’option Importer à une date antérieure.
Sélectionnez alors la date et l’heure correspondant au moment réel de votre inventaire, afin que les données soient correctement appliquées.
Exemple : vous avez réalisé l’inventaire le 18 décembre, mais vous ne l’avez pas encore importé car vous souhaitiez d’abord vérifier le fichier. Le 19 décembre, après avoir rouvert le magasin, vous fermez en fin de journée et synchronisez la caisse. Vous activez ensuite l’option Importer à une date antérieure et sélectionnez le 18 décembre, avec l’heure souhaitée.
Une fois toutes les conditions vérifiées, cliquez sur Lancer l’import pour démarrer la mise à jour des stocks
Veillez à laisser l’onglet du tableau de bord ouvert dans votre navigateur pendant toute la durée de l’opération.
Une fois l’import terminé, vous pouvez en vérifier le bon déroulement dans l’interface Mouvements de stock
Pensez enfin à synchroniser tous vos iPads avant de reprendre les ventes en magasin ou la réception de nouveaux produits