Avec Wino, vous pouvez facilement générer et organiser les documents nécessaires au suivi comptable de votre entreprise. Voici un guide simplifié pour comprendre ce que vous devez exporter chaque mois et comment préparer vos journaux comptables.
Comment générer mon Z de caisse mensuel ?
Le journal mensuel de caisse est un document comptable qui compile tous vos journaux quotidiens que vous avez enregistré et fermé pendant le mois.
Pour générer ce document vous devez suivre ces étapes depuis votre caisse :
Allez dans l'onglet Activités > Journaux
Cliquez sur Créer un Grand Z > Mensuel
Sélectionnez le mois souhaité et finalement Validez
Finalement, synchronisez votre iPad
Si vous générez votre Grand Z mensuel avant de clôturer la caisse de la dernière journée du mois, les transactions de cette journée ne seront ni incluses dans le Grand Z du mois en cours, ni reportées dans celui du mois suivant.
Il est donc essentiel de fermer tous les journaux journaliers avant de générer le Grand Z mensuel.
Par exemple, si vous générez votre Grand Z mensuel le 30 novembre au matin, mais que la caisse de cette journée est clôturée le soir, les transactions du 30 novembre ne seront prises en compte ni dans le Grand Z de novembre déjà généré, ni dans celui de décembre.
Il est recommandé d’attendre quelques jours après le début du mois suivant avant de clôturer le mensuel, afin de s’assurer qu’aucun journal quotidien n’a été oublié.
Comment configurer mes écritures comptables dans Wino ?
Avant d’exporter vos écritures, il est important de paramétrer correctement vos comptes comptables. Pour ce faire, vous pouvez suivre ce parcours :
Rendez-vous sur app.wino > Ventes
Écritures comptables > Paramétrer mes comptes comptables
Pour plus d’informations rendez vous sur cet article : Comment paramétrer puis exporter mes écritures comptables ?
Quel document exporter et transmettre à mon comptable mensuellement ?
Une fois les écritures comptables paramétrées et les données synchronisées depuis l’iPad, vous pouvez exporter votre fichier comptable mensuel, qui regroupe :
tous vos tickets (Z de caisse)
vos factures
vos avoirs
Pour exporter le fichier :
rendez-vous sur app.wino > Ventes > Écritures comptables
Sélectionnez vos filtres (boutique, format, intervalle de dates)
Cliquez sur Exporter
Vous pouvez télécharger le document au format FEC ou ECR, selon ce que demande votre comptable.
Comment télécharger mes factures et avoirs en PDF ?
Vous avez la possibilité d'exporter vos factures et avoirs directement depuis le fichier d'archivage de données de la caisse :
rendez-vous dans Paramètres > Exports sur l'application de caisse
Sélectionnez Export de caisse et la période souhaitée
Cliquez sur Générer les fichiers, puis Ouvrir le fichier ZIP
Ce fichier peut être utilisé dans le cadre d’un contrôle fiscal et doit être conservé dans un coffre-fort numérique pendant au moins 6 ans.
Pour plus de détails sur l'export de factures et avoirs en PDF, consultez Comment exporter mes factures et avoirs en pdf ?
Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace de stockage sur votre iPad pour que le téléchargement réussisse.
Autrement, vous pouvez télécharger vos factures et avoirs en format PDF une par une directement depuis votre caisse. Pour ce faire :
Rendez-vous dans l’onglet Factures ou Avoirs
Sélectionnez la facture ou l’avoir souhaité(e)
Cliquez sur Plus et Afficher PDF
Pour envoyer automatiquement vos factures et avoirs à votre comptable, accédez à Paramètres > Mailing, ajoutez l’adresse e-mail de votre comptable, puis cliquez sur Valider. Cela permettra à votre comptable de recevoir automatiquement chaque facture et avoir dès leur émission.
En résumé
Chez Wino, vous pouvez gérer simplement votre comptabilité depuis app.wino. Il vous suffit de générer votre grand Z depuis l'iPad et ensuite de télécharger le journal mensuel depuis app.wino.
Il est important de ne pas oublier de bien clôturer votre caisse quotidienne avant de générer votre grand Z mensuel pour éviter de générer un journal mensuel incomplet, ce qui peux rendre difficile la lecture de vos journaux pour votre comptable.
En suivant ces étapes, vous garantissez une gestion rigoureuse de votre comptabilité, essentielle pour la rentabilité de votre boutique.