À quoi ça sert ?
Le fond de caisse correspond au montant initial en espèces présent dans votre caisse au début ou à la fin de journée. Bien le renseigner est essentiel : il sert de base pour démarrer vos encaissements, rendre la monnaie à vos clients et assurer un suivi fiable de vos espèces.
Fermer votre caisse tous les soirs est essentiel : cette routine vous permet de vérifier vos ventes, de simplifier votre comptabilité et de sécuriser vos fonds, en limitant les risques d’erreur ou de vol.
Si, au cours de la journée, vous effectuez des entrées ou sorties d’espèces (par exemple pour un dépôt en banque ou un achat lié à une dégustation), ces mouvements doivent impérativement être enregistrés dans votre journal de caisse. Cela permet de maintenir la cohérence entre le fond de caisse théorique et le montant réel présent dans le tiroir.
En résumé, un fond de caisse correctement renseigné et mis à jour garantit une gestion transparente et précise de vos espèces, facilite vos clôtures de journée et vous aide à garder une organisation claire et sécurisée.
Il peut, toutefois, arriver d’oublier de renseigner le fond de caisse lors de l’ouverture ou de la clôture, ou encore de se tromper lors d’une entrée ou sortie d’espèces. Dans ce cas, vous pouvez corriger manuellement le fond de caisse, en indiquant clairement le motif de la modification. Pour plus de transparence, n’hésitez pas à prévenir votre comptable.
Pour faciliter la gestion de votre fond de caisse, nous vous conseillons de garder un fond de caisse constant (ex : 150€) et faire des ajustements en conséquence.
Comment ajuster le montant du fond de caisse ?
Votre fond de caisse peut devenir faux dans plusieurs situations :
Oubli de renseigner le fond de caisse lors de la clôture de caisse,
Oubli d’ajuster le fond de caisse de la veille au moment de l’ouverture,
Erreur de montant saisi lors d’une entrée ou sortie d’espèces,
Oubli de déclarer une entrée ou une sortie d’espèces.
Dans le cas où vous avez oublié de renseigner le montant du fond de caisse lors de la clôture, vous pouvez le saisir directement au moment de l’ouverture du lendemain.
Si vous avez oublié de le corriger à l’ouverture ou si vous constatez une erreur de montant, vous pouvez ajuster votre fond de caisse en déclarant des entrées et sorties d’espèces. Pour cela :
Rendez-vous dans l’onglet Activités > Journaux de l’application
Cliquez sur Entrée/Sortie et sélectionnez l’ajustement souhaité
Renseignez un nom et un montant pour le mouvement de caisse.
Validez
Pour un maximum de transparence, indiquez toujours un motif précis lors d’une entrée ou sortie d’espèces et informez votre comptable si nécessaire.
Et voilà, votre fond de caisse est bien corrigé ! 😃