Que vous gérez votre comptabilité vous-même ou qu'un comptable s'en charge pour vous, nous vous détaillons ici la démarche à suivre pour gérer sereinement la comptabilité de votre entreprise chaque mois.

Tous les documents comptables sont disponibles sur le Tableau de bord Wino depuis votre ordinateur ou l'iPad. C'est donc sur cet outil que vous exporterez tous les fichiers nécessaires à la comptabilité.

À savoir : Chez Wino, nous organisons la gestion comptable en deux parties distinctes :

  • la vente en caisse

  • la facturation

Vente en caisse


Vous devez générer chaque fin de mois un unique fichier : le journal mensuel récapitulant vos ventes du mois écoulé.

Comment générer le journal mensuel ?

À la fin du mois, vous devez regrouper l'ensemble de vos journaux quotidiens dans un journal mensuel en suivant les étapes suivantes depuis l'application sur iPad :

  • Dans Menu, allez dans Activités.

  • Allez dans l'onglet Journaux.

  • Cliquez sur Créer un Grand Z, sélectionnez Mensuel pour faire un Z du mois écoulé. 

  • Sélectionnez le mois souhaité puis cliquez sur Valider.

Une fois vos données synchronisées, le nouveau journal mensuel est accessible depuis le tableau de bord.

Pour l'exporter, suivez les étapes suivantes :

  • Dans la barre de navigation latérale du tableau de bord, allez dans Ventes > Journaux.

  • Allez dans l'onglet Mensuel, puis cliquez sur le journal correspondant.

  • Cliquez enfin pour exporter sur Exporter en XLS ou Exporter en PDF pour avoir un récapitulatif complet dans un tableau ou une feuille simple, Export du mois pour avoir un détail par jour plus les totaux.

Il est fortement recommandé de transmettre le fichier Export du mois à votre comptable pour sa saisie.

Point important : si vous transformez des ventes en facture, le montant du ticket transformé est alors déduit du chiffre d'affaires du journal des ventes en caisse afin d'éviter un montant doublon entre le ticket initial et la facture alors générée.
En effet, ce sera la facture alors émise qui impactera le CA.
Cependant, le montant ne sera pas déduit au niveau du détail par moyens de paiement du journal. Ex : vous avez encaissé une vente par CB. Vous transformez la vente en facture. Le montant total CB du journal ne change pas.
Nous vous recommandons d'aller lire très attentivement l'article Transformer un ticket en facture vous expliquant le processus comptable concernant les tickets transformés en facture.

Attention ! L'export des tickets ne fait pas office de document comptable. C'est uniquement les journaux comptables qui sont source de vérité.
A savoir qu'il n'intègre pas les remboursements.

Ventes par facturation 


Pour les ventes par facture, il n'existe pas de journal récapitulatif comme c'est le cas pour les tickets. Cependant, vous pouvez très facilement avoir accès à un bilan de la facturation en générer les deux fichiers suivants :

  • un export des factures émises 

  • un export des avoirs 

Comment exporter les factures émises pendant le mois ?

  • Depuis le tableau de bord, allez dans Documents > Factures.

  • Sélectionnez dans la liste de filtres à droite du tableau la période souhaitée et cliquez sur Rechercher.

  • Cliquez alors sur Exporter, puis Format XLS en haut à gauche du tableau.

Vous retrouvez dans le fichier exporté toutes les factures créées au cours du mois sous la forme d'un tableau Excel avec une facture par ligne. Vous aurez alors toutes les informations indispensables pour le suivi des ventes : numéro, date,  totaux et moyens de paiement.
Une ligne de totaux apparaît en fin de fichier.

À savoir : 

  1. Une facture émise est automatiquement comptabilisée dans votre CA même si elle n'a pas encore été payée.

  2. L'export contient les factures en brouillon. Les lignes correspondantes devront donc être supprimées pour obtenir des totaux corrects.

Comment exporter les avoirs émis pendant le mois ?


Cela se passe de la même manière que pour les factures :

  • Depuis le tableau de bord, allez dans Documents > Avoirs.

  • Sélectionnez dans la liste de filtres à droite du tableau, la période souhaitée et cliquez sur Rechercher.

  • Cliquez alors sur Exporter en haut à gauche du tableau.

Vous retrouvez dans le fichier exporté tous les avoirs créés au cours du mois sous la forme d'un tableau Excel avec un avoir par ligne.
Une ligne de totaux apparaît en fin de fichier.


Recommandations : lorsque vous créez des avoirs, prenez l'habitude de le faire depuis la facture y faisant référence en suivant les étapes suivantes :

  • Depuis l'application, rendez vous sur la facture pour laquelle vous souhaitez faire l'avoir

  • Cliquez sur Plus en haut à droite de l'écran, puis sur Solder par avoir 

  • Suivez ensuite les étapes pour finaliser l'avoir

Cela permettra à votre comptable de mieux s'y retrouver car chaque ligne d'avoir indiquera le numéro de facture auquel il fait référence.

Récapitulatif


Vous avez finalement 3 fichiers à fournir obligatoirement à votre comptable :

  • Le journal de caisse mensuel

  • L'export des factures

  • L'export des avoirs

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