À quoi servent-ils les bons d'achat ?
La gestion des bons d'achat avec Wino vous permet de simplifier et de suivre efficacement les ventes et l'utilisation des cartes cadeaux, chèques cadeaux ou bons d'achat dans votre commerce. Cette fonctionnalité est idéale pour offrir à vos clients un moyen pratique de régler leurs achats tout en facilitant le suivi comptable de ces transactions.
Découvrez ci-dessous la procédure à suivre pour gérer vos bons d'achat de manière optimale.
Comment faire une vente de bons d'achat avec Wino ?
Vous trouverez la marche à suivre dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
Si vous préférez, suivez les étapes suivantes :
Créez une catégorie spécifique, l'idée est d'abord de créer une catégorie de produits sur la caisse dédiée à ces items carte cadeaux, chèque cadeau, bon d'achat. C'est impératif pour assurer la gestion comptable des bons d'achat
Créez des produits à ajouter à la catégorie, une fois la catégorie créée, vous pouvez par exemple créer des produits bons d'achat que vous proposerez à vos clients
Il faudra créer le produit avec une TVA de 0%. En effet, la TVA sera prise en compte seulement lorsque le client muni du bon d'achat achètera ses produits.
Encaissez le bon d'achat, au moment de la vente du bon d'achat , voici ce qu'il faut faire :
Ajoutez le produit au panier (vous pouvez modifier le nom du produit en indiquant le nom de la personne qui recevra le bon d'achat pour un meilleur suivi)
Encaissez la vente du bon d'achat avec le moyen de paiement choisi par le client (CB, espèces, chèque, etc.)
Pensez à imprimer le ticket ou à lui donner un carte bon cadeau physique afin que le client puisse ensuite justifier de l'acquisition d'un bon d'achat à utiliser dans votre boutique.
Comment gérer les encaissements réalisés avec les bons d'achat ?
Vous pouvez rencontrer trois cas de figure lors de l'encaissement d’un bon d'achat :
Le montant du bon est égal au total de la vente
Le montant du bon est inférieur au total de la vente
Le montant du bon est supérieur au total de la vente
Pour encaisser un bon d'achat égal au total de la vente, c'est assez simple : au moment du paiement, cliquez sur le moyen de paiement Chèque cadeau. Ensuite, validez le montant de l'achat et finalisez la vente.
Si le moyen de paiement Chèque Cadeau n’est pas encore activé, allez dans :
Paramètres > Moyen de paiement, puis cochez Chèque Cadeau et validez la modification.
Comment gérer l'encaissement lorsque la Carte Cadeau a un montant inférieur à la vente ?
Si le montant de la vente dépasse celui du bon d'achat, suivez ces étapes :
Sélectionnez le moyen de paiement Chèque Cadeau
Indiquez le montant total de la carte cadeau et validez l'encaissement de ce moyen de paiement
Sélectionnez un autre moyen de paiement pour régler le solde restant et finaliser la vente
Comment gérer l'encaissement lorsque la Carte Cadeau est supérieure au montant de l'achat ?
Lorsque le montant du bon d'achat est plus élevé que le total de la vente, voici les étapes à suivre :
Au moment de la vente, pensez à associez le client au panier (à l'aide du bouton Ajouter)
Indiquez le moyen de paiement Chèque Cadeau puis validez la vente
Ajoutez une note interne sur la fiche client pour indiquer le solde restant. Cela vous permettra d'y accéder rapidement lors d'une prochaine visite ou Inscrivez le montant restant directement sur le ticket de caisse ou sur le bon d'achat. Vous pouvez également mettre en place un suivi papier interne pour garder l'information disponible à la caisse.
Pensez à indiquer le montant restant à votre client sur la carte cadeau après l'achat
À date, nous ne permettons de créditer automatiquement le solde restant sur un compte client ni de l’ajouter automatiquement au panier.
Quelle est la marche à suivre pour mon comptable et la gestion de ces bons d'achat ?
La gestion comptable des bons d'achat peut être un peu complexe, car elle n'est pas actuellement prise en charge directement par le logiciel. Par conséquent, les chiffres affichés dans les journaux de caisse ou sur le dashboard ne seront pas exacts.
Il sera nécessaire de transmettre une note à votre comptable pour lui indiquer le CA HT et TTC corrects, ou de lui expliquer la démarche afin qu'il puisse ajuster les données lui-même.
Par exemple, un client achète un bon d'achat de 12€ HT, qu'il offre ensuite à un ami qui vient acheter une bouteille à 12€ TTC, avec 20% de TVA. Sur Wino, les totaux affichés seront :
CA TTC : 24 €
CA HT : 22 €
Total Taxes : 2 €
Pour obtenir un résultat comptable correct, vous devrez récupérer le total HT ou TTC (qui seront identiques) des ventes de la catégorie où vous avez classé vos bons d'achat. Cette information est disponible dans le Z de caisse.
Dans cet exemple, le montant total HT = Montant total TTC = 12 €, qu'il faudra soustraire du CA total. Vous obtiendrez alors :
CA TTC : 24 € - 12 € = 12 €
CA HT : 22 € - 12 € = 10 €
Total Taxes : 2 € (ce total reste inchangé)
En résumé, bien que le logiciel ne gère pas directement la comptabilité des bons d'achat, vous pouvez facilement ajuster vos chiffres en récupérant les informations nécessaires dans votre Z de caisse.
Cette démarche permet aux clients d'acheter et d'offrir des bons d'achat, une idée pratique et appréciée, notamment dans une cave à vin. Cela offre une expérience personnalisée tout en favorisant la fidélisation des clients.
Pensez à informer votre comptable des montants corrects pour garantir la précision de vos rapports financiers. Vous pouvez également voir avec votre comptable comment gérer au mieux la vente de ce genre de produit afin d'assurer un bon suivi comptable.