Qu’est ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document utilisé par les entreprises pour enregistrer et suivre les dépenses engagées par leurs employés dans le cadre de leurs fonctions professionnelles. Ces dépenses peuvent inclure des frais de déplacement, des repas d'affaires, des cadeaux pour des clients, etc.
À quoi ça sert ?
Ce document sert à justifier ces dépenses auprès de l'entreprise, qui peut alors les rembourser en toute transparence et conformité avec ses politiques internes.
Nous allons aborder les 3 façons de réaliser une note de frais :
à partir d’un ticket
à partir d’un ticket déjà existant
à partir d’une facture
Créer une note de frais à partir d'un ticket
Note de frais à partir d'un ticket existant
Vous trouverez la marche à suivre dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
Dans un premier temps rendez-vous dans l’onglet Activité > Ventes
Rendez-vous sur votre ticket, puis cliquez sur Duplicata
Cliquez ensuite sur Type Note de frais.
Cela vous imprimera un ticket Note de frais.
Note de frais à partir d'un nouveau ticket
Vous trouverez la marche à suivre dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
Composez votre panier comme à votre habitude, puis procédez à l'encaissement
Au moment de l'impression du ticket, cochez l'option en bas de l'écran Imprimer le ticket sans détail des ventes
Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, et vous permettra de choisir le nombre de cadeaux client que vous souhaitez faire
Validez ensuite votre vente.
Un ticket de note de frais s'imprimera.
Créer une note de frais à partir d'une facture
Note de frais à partir d'une facture existante
Vous trouverez la marche à suivre dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
Rendez-vous sur votre facture, puis cliquez sur Afficher PDF > Type note de frais
Vous serez invité à saisir vos quantités, et le nom que prendra la ligne dans la facture.
Le champ description est facultatif, et permet d'ajouter une description à la ligne produit.
Une facture de type note de frais s'ouvrira en PDF, et vous serez libre de l'imprimer, ou l'envoyer par mail à votre client par exemple.
Note de frais à partir d'une nouvelle facture
Vous trouverez la marche à suivre dans le tutoriel vidéo ci-dessous :
Créez votre facture comme à votre habitude
Au moment de remplir les informations de la facture, cochez Regrouper tous les produits sur une unique ligne
Saisissez ensuite le nom de la ligne, puis la quantité. La description est un champ optionnel.
Cliquez ensuite sur suivant, et validez la création de votre facture.
Cela vous ouvrira une facture de type note de frais, où les lignes produits seront masquées.
Et l'envoi par email ?
L'envoi par email des tickets ne prend pas en compte pour le moment l'envoi de note de frais. Cependant, pour les factures, vous pouvez envoyer le PDF de la note de frais par email à vos clients.