À quoi ça sert l'archivage de données ?
Conformément à la réglementation fiscale et comptable en vigueur, vous devez procéder à la création d’archives de vos données de caisse au moins une fois par an. Afin de simplifier cette démarche, nous avons fait le choix de vous proposer un archivage mensuel.
Cette pratique est essentielle pour garantir la traçabilité et l’authenticité des échanges commerciaux, et permet d’être en conformité avec les contrôles pouvant être menés par les autorités.
La réglementation exige notamment que ces archives soient conservées de manière sécurisée et inaltérable pendant une période minimale de 6 ans. Cela signifie que le fichier d’export généré à chaque clôture mensuelle ne doit pas seulement être produit, mais aussi stocké de manière fiable (dans un coffre-fort numérique par exemple).
Comment générer cet export dans Wino ?
La génération de ce fichier peut se faire de deux manières : automatiquement lors de la clôture de caisse mensuelle ou depuis les paramètres dans l'onglet Export.
Voici comment faire dans les deux cas :
Depuis la clôture de caisse :
Après avoir générer le Z de caisse mensuel, un message d'alerte va apparaître
Cliquez sur Accepter
Vous serez rediriger vers la page Export dans les paramètres et vous pourrez cliquer sur Ouvrir le fichier ZIP ou Envoyer le fichier ZIP par mail
Depuis l'onglet Export dans les Paramètres :
Attention, si vous exportez les données de caisse d’un mois dont le Z n’a pas encore été clôturé, l’archivage ne sera pas valide. Il est donc essentiel que le Z de caisse soit clôturé pour garantir la conformité et la fiabilité de l’export.
Sélectionnez Export de caisse en type d'export et le mois que vous venez de clôturer en intervalles de dates
Cliquez sur Générer les fichiers
Vous pourrez cliquer sur Ouvrir le fichier ZIP ou Envoyer le fichier ZIP par mail
Un fichier ZIP est un dossier compressé qui contient un ou plusieurs fichiers. Il permet de réduire la taille des fichiers pour faciliter leur stockage. Pour l'ouvrir, il suffira de double-cliquer dessus.
Comment Wino facilite l’archivage ?
Wino automatise une partie du processus en vous proposant à chaque clôture mensuelle la génération automatique d'un fichier d’archive des données de caisse. Ce fichier comporte une clé d'intégrité, c’est-à-dire un code de sécurité qui permet de vérifier qu’il n’a pas été modifié après sa création. Cela garantit son authenticité et sa conformité en cas de contrôle.
Bien que Wino facilite la création de ces fichiers, leur stockage sécurisé est de votre responsabilité. Une fois le fichier généré, il est essentiel de le conserver dans un espace sécurisé et protégé contre toute altération.
Pour assurer la sécurité et la traçabilité de vos archives, nous vous recommandons d’utiliser un service de coffre-fort numérique, tel que :
Digiposte : une solution fiable et adaptée aux besoins des commerçants pour conserver leurs documents en toute sécurité.
Cecurity : un autre outil performant pour garantir l’intégrité et la disponibilité de vos archives.
Ces services permettent de centraliser vos fichiers et d’assurer leur conservation sur le long terme, conformément aux obligations légales.
Si vous avez une question à ce sujet, n'hésitez pas à nous en faire part en envoyant un mail sur hello@wino.fr ou en passant directement par le support. 🙂